அலுவலக உதவி திறன் பட்டியல் மற்றும் பொறுப்புகள்
உள்ளடக்கம்
அலுவலக உதவியாளர் பதவிகளை (தனிப்பட்ட உதவியாளர்களைப் போன்றது) அனைத்துத் தொழில்களிலும் காணலாம், மேலும் ஒரு பெரிய திறன்களைப் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள். அலுவலக உதவியாளர்கள் சில நேரங்களில் செயலாளர்கள் அல்லது நிர்வாக உதவியாளர்கள் என்று அழைக்கப்படுகிறார்கள், ஆனால் அவர்கள் செய்வது அலுவலகத்தின் செயல்பாட்டிற்கு உதவுவதாகும். அலுவலகம் ஒரு சட்ட நிறுவனம், ஒரு மருத்துவ நடைமுறை, ஒரு கல்வி நிறுவனம் அல்லது ஒரு நிறுவனத்திற்கு சொந்தமானதாக இருந்தாலும், தேவைகள் ஒத்தவை; யாரோ ஒருவர் பதிவுகளை தாக்கல் செய்ய வேண்டும், கால அட்டவணையை பராமரிக்க வேண்டும், அலுவலகத்தைப் பயன்படுத்தும் நபர்களின் சார்பாக வழக்கமான தகவல்தொடர்புகளை கவனித்துக் கொள்ள வேண்டும். யாரோ நீங்கள் இருக்க முடியும் என்று.
அலுவலக உதவி வேலை பொறுப்புகள்
அலுவலக உதவியாளர் பதவிகள் பொதுவாக ஒருவருக்கொருவர் ஒத்ததாக இருந்தாலும், வேலை இன்னும் மாறுபடும் - இது அலுவலகத்திலிருந்து அலுவலகத்திற்கு பதிலாக நாளுக்கு நாள் மாறுபடும். இன்று நீங்கள் வரவேற்பாளராக செயல்படலாம், நாளை அச்சுப்பொறியை சரிசெய்ய வேண்டியிருக்கலாம், அதற்கு அடுத்த நாள், நீங்கள் முழு தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவையையும் இருபத்தியோராம் நூற்றாண்டில் கொண்டு வர வேண்டும். வெற்றிபெற உங்களுக்கு மிகவும் பரந்த திறன் தேவை.
அலுவலக உதவியாளர்கள் வணிக உலகின் மிகச் சிறந்த ஹீரோக்களில் ஒருவர், ஏனென்றால் நீங்கள் உங்கள் வேலையைச் சரியாகச் செய்யும்போது, யாரும் கவனிக்கவில்லை- அலுவலகம் இயங்குவதாகத் தெரிகிறது. ஆனால் சிலர் வேகமான மற்றும் நெகிழ்வான வேலையை அனுபவிக்கிறார்கள், எல்லாவற்றின் இதயத்திலும் இருப்பது போன்ற உணர்வு. ஒரு நல்ல செயலாளர் எந்தவொரு அமைப்பிலும் கிட்டத்தட்ட எங்கும் வேலை காணலாம்.
திறன் பட்டியல்களை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது
உங்கள் வேலை தேடல் செயல்முறை முழுவதும் இந்த திறன் பட்டியல்களைப் பயன்படுத்தலாம். முதலில், இந்த திறன்களின் பெயர்கள் முக்கிய வார்த்தைகளாக செயல்படுகின்றன, எனவே உங்கள் விண்ணப்பத்தை எழுதும் போது உங்களால் முடிந்தவரை பயன்படுத்தவும். மேற்பார்வையாளர்களை அவர்கள் விரும்புவதை உங்களிடம் வைத்திருப்பதைக் கண்டுபிடிப்பதை நம்ப வேண்டாம், அவர்களிடம் நேரடியாகச் சொல்லுங்கள்.
இரண்டாவதாக, உங்கள் அட்டை கடிதத்தில் இதே சொற்களைப் பயன்படுத்தலாம். உங்கள் வருங்கால முதலாளி மிகவும் அக்கறை கொண்டவர்களில் குறிப்பாக கவனம் செலுத்துங்கள். நீங்கள் உங்கள் ஆராய்ச்சியைச் செய்ய வேண்டியிருக்கும், ஏனென்றால் அலுவலக உதவியாளர் வேலைகள் பெரும்பாலும் ஒத்ததாக இருக்கும்போது, மேற்பார்வையாளர்களை பணியமர்த்துவது அவர்களின் முன்னுரிமைகளில் மாறுபடும். வேலை விளக்கத்தில் தேவையான திறன்களின் பட்டியல் இருக்கும். அதில் கவனம் செலுத்துங்கள்.
இறுதியாக, உங்கள் நேர்காணலைத் திட்டமிட இந்த விவாதத்தைப் பயன்படுத்தலாம். இங்கே பட்டியலிடப்பட்டுள்ள ஒவ்வொரு வகையிலிருந்தும் நீங்கள் திறமைகளை வெளிப்படுத்திய நேரத்திற்கு குறைந்தபட்சம் ஒரு உதாரணத்தையாவது நீங்கள் தயார் செய்துள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
வேலை மற்றும் திறன் வகைகளால் பட்டியலிடப்பட்ட எங்கள் திறன்களின் பட்டியல்களை மதிப்பாய்வு செய்ய இது உதவக்கூடும்.
சிறந்த அலுவலக உதவி திறன்கள்
வாய்மொழி தொடர்பு திறன்: தொடர்பு என்பது அலுவலக உதவியாளருக்கு ஒரு முக்கியமான மென்மையான திறன். உங்கள் மேற்பார்வையாளர், சக அலுவலக ஊழியர்கள், நீங்கள் உதவி செய்யும் தொழில் வல்லுநர்கள் மற்றும் அதே அமைப்பின் பிற அலுவலகங்களில் உள்ள வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது நபர்களுடன் நீங்கள் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். நீங்கள் அனைவரும் ஒரு குழுவாக வேலை செய்கிறீர்கள், நீங்கள் அதன் முக்கிய தகவல் தொடர்பு மையமாக இருக்கிறீர்கள். நீங்கள் ஒவ்வொரு நாளும் மகிழ்ச்சியாகவும், உதவியாகவும், நன்கு அறிந்தவராகவும், வெளிப்படையாகவும், நல்ல கேட்பவராகவும் இருக்க வேண்டும்.
- தொலைபேசிகளுக்கு பதிலளிக்கவும்
- வாடிக்கையாளர் உறவுகள்
- தொடர்பு
- தொலைபேசி அழைப்புகளை அனுப்புகிறது
- செய்தி எடுப்பது
- ரூட்டிங் தொலைபேசி அழைப்புகள்
- சுவிட்ச்போர்டு
- தொலைபேசி
- வாய்மொழி தொடர்பு
எழுதப்பட்ட தொடர்பு திறன்: பெரும்பாலான அலுவலக உதவியாளர்கள் நிறைய எழுதுகிறார்கள். அவர்கள் மெமோக்களை எழுதலாம், படிவங்களை நிரப்பலாம் அல்லது வரைவு கடிதங்கள் அல்லது மின்னஞ்சல்களை அனுப்பலாம். சிலர் நிறுவனத்தின் வலைத்தளத்திற்கான உள்ளடக்கத்தை உருவாக்குகிறார்கள் அல்லது மற்றவர்களுக்கு உரையைத் திருத்துகிறார்கள். தெளிவான, தொழில்முறை எழுதப்பட்ட தொடர்பு அவசியம்.
- கடித தொடர்பு
- மின்னஞ்சல்
- அஞ்சல்
- அஞ்சல்கள்
- தட்டச்சு செய்தல்
- சொல் செயலாக்க
- எழுதப்பட்ட தொடர்பு
நட்பு: அலுவலகத்திற்குள் நுழைந்தவுடன் ஒரு வாடிக்கையாளர் பார்க்கும் முதல் நபராக அலுவலக உதவியாளராக இருக்கலாம். அலுவலகத்தின் முதன்மை குடியிருப்பாளர் இந்த நேரத்தில் வெளியே வந்தால், பார்வையாளர் தொடர்பு கொள்ளும் ஒரே நபர் அலுவலக உதவியாளராக இருக்கலாம். ஒவ்வொரு பார்வையாளரையும் புன்னகையுடனும், கனிவான வார்த்தையுடனும் வாழ்த்துவதற்கும், உங்களால் முடிந்தவரை அவர்களுக்குத் தேவையானதை அவர்களுக்கு உதவுவதற்கும் நீங்கள் தயாராக இருக்க வேண்டும். எனவே, நல்ல தனிப்பட்ட திறன்கள் ஒரு தேவை.
- வாடிக்கையாளர் சேவை
- பார்வையாளர்களை இயக்குதல்
- நெகிழ்வான
- நட்பாக
- விருந்தினர்களை வாழ்த்துங்கள்
- ஒருவருக்கொருவர்
- நேர்மறையான அணுகுமுறை
- நம்பகத்தன்மை
- வருகையாளர்களை வரவேற்கிறோம்
தொழில்நுட்ப திறன்கள்: பழைய நாட்களில், செயலாளர்கள் நிறைய தட்டச்சு செய்தனர். நேரம் மாறிவிட்டது, அதனால் தொழில்நுட்பமும் உள்ளது, ஆனால் அலுவலக உதவியாளர்கள் ஒரு விசைப்பலகைக்கு முன்னால் நிறைய நேரம் செலவிட எதிர்பார்க்கலாம். தட்டச்சுப்பொறிக்கு பதிலாக, பலவிதமான மென்பொருள் பயன்பாடுகளைச் சுற்றியுள்ள வழியை நீங்கள் அறிந்து கொள்ள வேண்டும். சில ஒளி தொழில்நுட்ப ஆதரவை எவ்வாறு செய்வது மற்றும் மறுசீரமைப்பு அச்சுப்பொறியை எவ்வாறு சரிசெய்வது என்பதை அறிவது ஒன்றும் புண்படுத்தாது.
- கணினி
- எக்செல்
- இணையதளம்
- மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸ்
- மைக்ரோசாப்ட் வேர்டு
- குவிக்புக்ஸில்
- தொழில்நுட்பம்
அமைப்பு: அலுவலக உதவியாளர்கள் தங்களது பல பணிகளைக் கையாளுவதற்கு மிகவும் ஒழுங்காக இருக்க வேண்டும். காலெண்டர்களைப் பராமரிப்பதில் இருந்து அலுவலகத்தை ஒழுங்காக வைத்திருப்பது வரை மற்றவர்களையும் ஒழுங்கமைக்க நீங்கள் உதவ வேண்டும்.
- நிர்வாக ஆதரவு
- நியமனங்கள்
- பில்லிங்
- காலெண்டர்கள்
- மதகுரு
- தகவல் பதிவு
- அஞ்சல் அனுப்புகிறது
- மின்னணு தாக்கல்
- செலவு அறிக்கைகள்
- தாக்கல்
- முன்னணி மேசை செயல்பாடுகள்
- பணம் கையாளுதல்
- அலுவலக கடமைகள்
- அலுவலக உபகரணங்கள்
- அலுவலக வழங்கல் பட்டியல்
- அலுவலக பொருட்கள்
- அலுவலக ஆதரவு
- அமைப்பு
- காகிதப்பணி
- கப்பல் போக்குவரத்து
சிக்கல் தீர்க்கும் திறன்: எந்தவொரு அலுவலக உதவியாளருக்கும் சிக்கலைத் தீர்ப்பது அல்லது விமர்சன சிந்தனை திறன் முக்கியம், ஏனென்றால் மற்றவர்கள் கேள்விகள் அல்லது சிக்கல்களுடன் நீங்கள் அடிக்கடி வருவீர்கள்.
- அலுவலக செயல்பாடுகளை ஒருங்கிணைத்தல்
- கூட்டங்கள்
- சிக்கல் தீர்க்கும் திறன்
- விசாரணைகளுக்கு பதிலளிக்கவும்
- திட்டமிடல்
- ஸ்கிரீனிங் மற்றும் இயக்குதல் அழைப்புகள்
- விரிதாள்கள்
- குழுப்பணி
- கால நிர்வாகம்
- பயண ஏற்பாடுகள்
