சந்திப்பு மேலாண்மை நடைமுறைகள் உற்பத்தித்திறனை மேம்படுத்த உதவுகின்றன

உள்ளடக்கம்

• சந்திப்பு மேலாண்மை விசை - ஸ்டாண்ட் பிஏடி
• உங்கள் கூட்டங்களை சரியான நேரத்தில் தொடங்கவும்
• தலைப்பை சந்திப்பதை வைத்திருங்கள்
• கூட்டக் குறிப்புகள் / நிமிடங்களை வைத்து விநியோகிக்கவும்
• அடிக்கோடு

நாங்கள் எங்கள் வேலை வாழ்க்கையை கூட்டங்களில் செலவிடுகிறோம். பல நிகழ்வுகளில், மோசமான சந்திப்பு மேலாண்மை நடைமுறைகள் பங்கேற்பாளர்களின் நேரத்தை பயனற்ற முறையில் பயன்படுத்துகின்றன. தொடர்புடைய கட்டுரையில், ஐந்து பொதுவான சந்திப்பு காட்சிகளை உற்பத்தி நிகழ்வுகளாக மாற்றுவதற்கான வழிகாட்டுதலை நாங்கள் வழங்குகிறோம். கூட்டங்களின் பயன்பாடு, உற்பத்தித்திறன் மற்றும் தாக்கத்தை வலுப்படுத்துவதற்கான கூடுதல் யோசனைகள் இங்கே.

சந்திப்பு மேலாண்மை விசை - ஸ்டாண்ட் பிஏடி

சில மேலாளர்கள் பி.ஏ.டி. கூட்டங்களுக்கான அணுகுமுறை, ஒரு தேவை பிurpose, ஒரு அஜெண்டா, மற்றும் ஒரு டிimeframe. அமர்வுக்கு முன்னதாக இந்த முக்கியமான சூழலுடன் பங்கேற்பாளர்களை ஆயுதபாணியாக்குவது, கூட்டத்தின் ஒட்டுமொத்த நோக்கத்தை பங்கேற்கவும் ஆதரிக்கவும் மக்கள் தயாராக இருப்பதை உறுதி செய்கிறது. ஒரு தெளிவான பி.ஏ.டி. ஒரு உற்பத்தி அமர்வை உறுதிப்படுத்த அவுட்லைன் உதவுகிறது.

கூட்டத்தின் நோக்கத்தை 1 அல்லது 2 வாக்கியங்களில் நீங்கள் வரையறுக்க முடியும். "இந்த சந்திப்பு புதிய சந்தைப்படுத்தல் பிரச்சாரத்தைத் திட்டமிடுவதாகும்" அல்லது "இந்த சந்திப்பு வருமானத்தை கையாளுவதற்கான கப்பலின் புதிய கொள்கையை மதிப்பாய்வு செய்வதாகும்." அவர்கள் ஏன் இருக்கிறார்கள், என்ன செய்ய வேண்டும், முன்னேற்றத்தை எவ்வாறு வழிநடத்துவது மற்றும் ஒரு முடிவுக்கு வருவது அனைவருக்கும் தெரியும் என்பதை உறுதிப்படுத்த இந்த நோக்கம் உதவுகிறது.

ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை அமைக்கவும். நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்ய / விவாதிக்க / ஆய்வு செய்யப் போகும் உருப்படிகளை பட்டியலிடுங்கள். ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி நிரலுக்கும் ஒரு கால வரம்பை ஒதுக்க விரும்புகிறோம் (கீழே காண்க) மற்றும் விவாதத்தை நிர்வகிக்க பொறுப்பான நபரை அடையாளம் காணவும். காலக்கெடுவை அமைக்கவும்; குறைந்தபட்சம் ஒரு தொடக்க மற்றும் இறுதி நேரத்தை அமைக்கவும். நிகழ்ச்சி நிரலில் ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் ஒரு கால அளவை அமைக்க பரிந்துரைக்கிறோம். இவை ஒட்டுமொத்த சந்திப்பு காலக்கெடுவுக்கு மொத்தமாக இருக்க வேண்டும்.

உங்கள் கூட்டங்களை சரியான நேரத்தில் தொடங்கவும்

திட்டமிடப்பட்ட தொடக்க நேரத்திற்குப் பிறகு ஐந்து அல்லது பத்து நிமிடங்கள் வரை மக்கள் கூட்டங்களில் ஏமாற்றும் அந்த கலாச்சாரங்களில் ஒன்றில் நீங்கள் பணிபுரிந்தால், புதிய போக்கைத் தொடங்குவதற்கான நேரம் இது. ஒரு நிறுவனம் அதன் மேலாளர்களை திட்டமிடப்பட்ட தொடக்க நேரத்தில் கதவை மூட ஊக்குவிக்கிறது, மேலும் தாமதமாக வருபவர்கள் கலந்துகொள்ள வரவேற்கப்படுவதில்லை. நீங்கள் செயல்பட விரும்புவதை விட இது மிகவும் கடுமையானதாக இருக்கும்போது, ​​கூட்டத்தை ஒழுங்குபடுத்துதல், நோக்கத்தை மறுபரிசீலனை செய்தல் மற்றும் எதிர்பார்ப்புகளையும் நேரத்தையும் உறுதிப்படுத்துவது குறித்து உங்களுக்கு எந்தவிதமான மனநிலையும் இருக்கக்கூடாது.

ஸ்ட்ராக்லர்கள் காண்பிக்க காத்திருக்க வேண்டாம். யாராவது தாமதமாக வரும்போது, ​​திரும்பிச் சென்று ஏற்கனவே மறைக்கப்பட்டுள்ளதை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டாம். உங்கள் சந்திப்பு தலைப்புகளுடன் தொடரவும். இது ஸ்ட்ராக்லருக்கு மோசமானதாக இருக்கும், மேலும் அடுத்த கூட்டத்தில் சரியான நேரத்தில் அவர் / அவள் வருவதற்கான முரண்பாடுகளை மேம்படுத்தும்.

கூட்டத்தின் அமைப்பாளர் / ஸ்பான்சர் சரியான நேரத்தில் காட்டவில்லை என்றால், கூட்டம் ரத்துசெய்யப்பட்டதாகக் கருதி, மீண்டும் வேலைக்குச் செல்லுங்கள். ஐந்து முதல் ஏழு நிமிட காத்திருப்பு காலம் நியாயமானதாகும். முரண்பாடுகள் என்னவென்றால், கூட்ட அமைப்பாளர் எதிர்பாராத சிரமத்திற்கு ஆளாகி, அவருக்காக / அவருக்காகக் காத்திருக்கும் உங்கள் நேரத்தை வீணாக்க வேண்டாம் என்று விரும்புகிறார்.

தலைப்பை சந்திப்பதை வைத்திருங்கள்

கூட்டத்தின் போது அனைவரையும் கண்காணிக்கும் பாத்திரத்தை ஒருவருக்கு ஒதுக்குவது ஒரு நல்ல நடைமுறை. அடிக்கடி, விவாதங்கள் திசைதிருப்பப்பட்டு பின்னர் கருத்துகள், யோசனைகள், உண்மைகள் மற்றும் உணர்ச்சிகளின் சுழற்சியைக் குறைக்கின்றன. அதற்கு பதிலாக, கலந்துரையாடல் நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் குறிப்பிட்ட விவாதப் பொருளைத் தவிர்த்துவிட்டால், இந்த நபர் குறுக்கிடுவார் என்பதை கலந்துகொள்ளும் அனைவருக்கும் தெரிவிக்கவும். சில நிறுவனங்களில், இந்த பங்கு "போக்குவரத்து சமாளிப்பு" என்றும், மற்றவற்றில் "தலைப்பு கீப்பர்" என்றும் குறிப்பிடப்படுகிறது. லேபிளைப் பொருட்படுத்தாமல், உங்கள் கூட்டங்களின் செயல்திறன் மற்றும் உற்பத்தித்திறனை வலுப்படுத்துவதில் பங்கு மிகவும் உதவியாக இருக்கும்.

கூடுதல் தலைப்புகள் நிகழ்காலத்தில் ஆனால் விவாதிக்க முக்கியமானவை எனில், அவை தெளிவாகக் கைப்பற்றப்பட்டு எதிர்காலக் கருத்தில் மற்றும் கலந்துரையாடலுக்காக அல்லது தனித்துவமான சந்திப்பிற்காக "வாகன நிறுத்துமிடத்தில்" வைக்கப்பட வேண்டும். ஒட்டுமொத்த சந்திப்பு நோக்கத்தை ஆதரித்தால், ஒரு சிறிய மாறுபட்ட விவாதத்தை அனுமதிக்கும் உரிமையை கூட்டத்தின் உரிமையாளர் வைத்திருக்கிறார்.

கூட்டக் குறிப்புகள் / நிமிடங்களை வைத்து விநியோகிக்கவும்

கூட்ட அமைப்பாளரைத் தவிர வேறு யாராவது கூட்டத்தின் நிமிடங்களை வைத்திருக்க வேண்டும். நிமிடங்களின் நல்ல பதிவு இதில் அடங்கும்:

• சந்திப்பு நேரம், தேதி, இடம்
• நோக்கத்தின் விளக்கம்
• நிகழ்ச்சி நிரலின் நகல்
• பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல் மற்றும் கலந்து கொள்ளாதவர்களின் பட்டியல்
• முடிவுகள், செயல் உருப்படிகள், பொறுப்புகள் மற்றும் நிறைவு தேதிகளின் விரிவான சுருக்கம் பட்டியல். பல குறிப்பேடுகள் முடிவுகளையும் செயல்களையும் பட்டியலிடுவதற்கான வழிகாட்டியாக நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்துகின்றன.
• உண்மையிலேயே தேவைப்பட்டால் திட்டமிட்ட பின்தொடர் கூட்டம்.

வெறுமனே, கூட்டத்தின் குறிப்புகளை கூட்டத்தின் முடிவிற்குப் பிறகு விரைவில் ஒரு வணிக நாளுக்குள் விநியோகிக்கவும். நிமிடங்கள் மற்றும் குறிப்புகள் பங்கேற்பாளர்களுக்கு ஒரு முக்கியமான நினைவூட்டலாகவும் மற்ற பங்குதாரர்களுக்கான தகவல் மூலமாகவும் அல்லது கூட்டத்தைத் தவறவிட்டவர்களுக்கு உதவுகின்றன. மக்கள் மற்றும் குழுக்களின் உறுதியான பின்தொடர்தல் செயல்களை நினைவூட்டுவதற்கு நிமிடங்கள் ஒரு சிறந்த கருவியாகும்.

அடிக்கோடு

ஒரு கூட்டம் ஒரு நேர்மறையான விளைவை ஏற்படுத்தும், திட்டங்களையும் மக்களையும் முன்னோக்கி நகர்த்த உதவுகிறது, அதை நம்ப வேண்டாம். உங்கள் சந்திப்பு மேலாண்மை நுட்பங்களை சில விடாமுயற்சியும் வேண்டுமென்றே வலுப்படுத்துவதும் ஒரு சிறந்த முடிவை உண்டாக்குவதற்கான வாய்ப்புகளை மேம்படுத்தும்.