பணியாளர்கள் என்ன பதிவு செய்யக்கூடாது
உள்ளடக்கம்
- பணியாளர் பணியாளர் கோப்பின் உள்ளடக்கங்களுக்கான வழிகாட்டுதல்கள்
- பணியாளர் பதிவுகளில் உள்ள தகவல்கள் உண்மையாக இருக்க வேண்டும்.
- பணியாளர் பதிவுகள் அவற்றின் பொருத்தமான கோப்பு இருப்பிடங்களுக்கு சிந்தனையுடன் ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.
- பணியாளர்கள் பதிவுகளில் ஆவணங்களை வைக்கும் மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் பிற ஊழியர்களுக்கு பயிற்சி தேவை.
- பணியாளர் பதிவுகளில் நீங்கள் வைக்கும் தகவல்களை சமப்படுத்தவும்.
- மேற்பார்வையாளரின் அறிக்கையிடல் ஊழியர்கள் மற்றும் அதிகாரப்பூர்வ நிறுவன பணியாளர்கள் பதிவுகள் பற்றிய தனிப்பட்ட குறிப்புகள் இடையே உள்ள வேறுபாட்டை அங்கீகரிக்கவும்.
- ஆவணங்கள் மற்றும் நேர்காணல் குறிப்புகளை பணியமர்த்துவது ஒரு குழப்பத்தை அளிக்கிறது.
- வேலைவாய்ப்பு முடிவுகள் பற்றிய உண்மை ஆவணங்கள்.
- பணியாளர் பதிவுகளில் இருக்கக் கூடாத ஆவணங்களின் குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகள்
உங்கள் பொது பணியாளர்களின் பதிவுகளில் குறிப்பிட்ட பொருட்களை முதலாளிகள் ஒருபோதும் வைக்கக்கூடாது. உங்கள் பணியாளர் பணியாளர்கள் கோப்புகள் மற்றும் பதிவுகளின் உள்ளடக்கங்கள் பொதுவாக சில நிறுவனங்களில் மனிதவள ஊழியர்கள், பணியாளர் மற்றும் பணியாளரின் மேலாளர் அல்லது மேற்பார்வையாளருக்கு அணுகக்கூடியவை.
மற்றவர்களில், அணுகல் மனிதவள ஊழியர்களுக்கு மட்டுமே வரையறுக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் ஊழியர்கள் தங்கள் பதிவுகளை அணுகுமாறு கோரலாம். வழக்குகள் மற்றும் சம வேலைவாய்ப்பு வாய்ப்பு ஆணையம் (EEOC) புகார்களுக்கான பணியாளர்கள் பதிவுகளின் உள்ளடக்கங்களை வழக்கறிஞர்கள் சமர்ப்பிக்கலாம். ஒரு முன்னாள் ஊழியர் தனது பணியாளர் பதிவுகளின் நகலையும் கோரலாம்.
சிறந்த நடைமுறை பணியாளர்கள் கோப்பை மனிதவள ஊழியர்களால் மட்டுமே அணுக வைக்கிறது. பணியாளர்களின் கோப்புகளை பூட்டு மற்றும் விசையின் கீழ் ஒரு சேமிப்பு பகுதியில் வைத்திருக்க வேண்டும், அவை மற்ற ஊழியர்களுக்கு அணுக முடியாதவை.
இந்த சாத்தியமான பயன்பாடுகள் மற்றும் உங்கள் பணியாளர் பணியாளர்களின் பதிவுகளின் சாத்தியமான பார்வையாளர்களைக் கொண்டு, உங்கள் பணியாளர் பணியாளர்களின் பதிவுகளில் ஒரு பணியாளரின் வேலைவாய்ப்பு வரலாற்றின் பக்கச்சார்பற்ற, உண்மை ஆவணங்களை பராமரிக்க ஒரு முதலாளி கவனித்துக் கொள்ள வேண்டும்.
இதன் விளைவாக, உங்கள் நிறுவனத்தின் பணியாளர்களின் பதிவுகளில் நீங்கள் வைத்திருக்கும் ஆவணங்களுக்கு இந்த பொதுவான வழிகாட்டுதல்களைப் பயன்படுத்த விரும்புவீர்கள்.
பணியாளர் பணியாளர் கோப்பின் உள்ளடக்கங்களுக்கான வழிகாட்டுதல்கள்
பணியாளர் பதிவுகளில் உள்ள தகவல்கள் உண்மையாக இருக்க வேண்டும்.
மேற்பார்வையாளர் அல்லது மனிதவள ஊழியர்களின் கருத்துக்கள்; சீரற்ற குறிப்புகள்; வதந்திகள்; ஆதாரமற்ற வதந்திகள்; கேள்விகள், அறிக்கைகள், அல்லது ஆராயப்படாத பிற ஊழியர்களிடமிருந்து வரும் குற்றச்சாட்டுகள்; குற்றச்சாட்டுகள் தொடரப்படவில்லை, விசாரிக்கப்படவில்லை, முடிவுக்கு வரவில்லை; மற்றும் வேறு எந்த உண்மை அல்லாத தகவல்கள், வர்ணனை அல்லது குறிப்புகள் ஒரு பணியாளரின் பணியாளர் கோப்பிலிருந்து விலக்கப்பட வேண்டும்.
ஒரு பணியாளர் பணியாளர் பதிவில் ஒரு மனிதவள மேலாளர் தாக்கல் செய்ததாகக் கண்டறிந்த தாக்குதல் வர்ணனையின் மோசமான எடுத்துக்காட்டுகளில் ஒன்று, பணியமர்த்தல் மேலாளரின் நேர்காணல் குறிப்புகளை உள்ளடக்கியது. ஒருவர் இவ்வாறு கூறினார்: “தேவைக்கேற்ப படிக்கட்டுகளில் எழுந்து இறங்குவதற்கு மிகவும் கொழுப்பு இருக்கலாம்.” ஊழியர், ஒரு வழக்கறிஞர் மற்றும் எதிர்கால ஊழியர்கள் மற்றும் மேற்பார்வையாளர்கள் கூட இது போன்ற கருத்துகளைப் படிப்பதை கற்பனை செய்து பாருங்கள்.
வேறொரு நிறுவனத்தில், மேலாளர் மற்றும் பிறர் ஊழியரின் கோப்புகளில் "மேரிக்கு கோபம் வரவில்லை, ஏனெனில் அவர் ஒரு உயர்வு கிடைக்கவில்லை. அவர் தனது மேலாளருடன் கூட வருவதற்கு வேண்டுமென்றே தனது வேலையை குறைத்துவிட்டார்" போன்ற ஆதாரமற்ற குறிப்புகளைக் கண்டுபிடித்தார். சிக்கலைப் பார்க்கவா?
பணியாளர் பதிவுகள் அவற்றின் பொருத்தமான கோப்பு இருப்பிடங்களுக்கு சிந்தனையுடன் ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.
மாநில மற்றும் கூட்டாட்சி சட்டங்கள், 1996 இன் சுகாதார காப்பீட்டு பெயர்வுத்திறன் மற்றும் பொறுப்புக்கூறல் சட்டம் (HIPAA) போன்ற வேலைவாய்ப்பு சட்டங்கள் மற்றும் முதலாளியின் சிறந்த நடைமுறைகள் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் உங்கள் நிறுவன பணியாளர்களின் பதிவுகளுக்கான ஒரு நெறிமுறையைத் தீர்மானித்தல்.
பின்னர், நெறிமுறையுடன் ஒட்டிக்கொள்க. சீரற்ற மருத்துவரின் சாக்குகளை அவர்கள் ஒரு மருத்துவ கோப்பில் இருக்கும்போது பணியாளர்கள் கோப்பில் சிக்கியிருப்பதை நீங்கள் கண்டுபிடிக்க விரும்பவில்லை. அல்லது, ஊதியக் கோப்பில் ஒரு பணியாளரின் பதவி உயர்வுக்கான நியாயத்தையும் நியாயத்தையும் நீங்கள் விரும்புகிறீர்களா?
பணியமர்த்தல் முடிவின் பதிவுகளையும் நீங்கள் விரும்பவில்லை, அதில் பின்னணி சரிபார்ப்பு அல்லது பணியாளர்கள் கோப்பில் முன்னாள் முதலாளிகளுடனான கலந்துரையாடல்களிலிருந்து குறிப்புகள் அடங்கும்.
பணியாளர்கள் பதிவுகளில் ஆவணங்களை வைக்கும் மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் பிற ஊழியர்களுக்கு பயிற்சி தேவை.
எந்தவொரு நபருக்கும் அணுகல் மற்றும் ஆவணங்களை ஒரு பணியாளர் கோப்பில் வைக்க முடியும், ஆவணங்களை சரியான முறையில் எழுத பயிற்சி தேவை.
ஊழியர் ஒரு முழுமையான டெட் பீட் என்று ஒரு ஊழியர் கண்டிப்பில் கூறுகையில், உங்கள் பணியாளர்கள் எந்த பரிசுகளையும் பதிவு செய்ய மாட்டார்கள். ஆனால், பயிற்சி பெறாத மேற்பார்வையாளர்கள் இதே போன்ற அறிக்கைகளை எழுதி அவற்றை பணியாளர் பணியாளர்களின் கோப்புகளில் வைப்பதாக அறியப்படுகிறது.
இன்னும் சிறப்பாக, பதிவுகளுக்குப் பொறுப்பான உங்கள் மனிதவள ஊழியருக்கு கோப்புகளுக்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்துங்கள், மேலும் ஒரு பணியாளர் கோப்பில் எதை வைக்க வேண்டும், என்ன செய்யக்கூடாது என்பதை அறிவார்.
பணியாளர் பதிவுகளில் நீங்கள் வைக்கும் தகவல்களை சமப்படுத்தவும்.
ஒரு பணியாளரின் வேலைவாய்ப்பு வரலாற்றின் நேர்மறை மற்றும் எதிர்மறை அம்சங்களை உள்ளடக்குங்கள். பெரும்பாலும், பணியாளர்கள் பதிவுகள் ஒவ்வொரு எதிர்மறை நிகழ்வுகளையும் வலியுறுத்துகின்றன மற்றும் ஒவ்வொரு பணியாளரும் அனுபவிக்கும் நேர்மறையான கூறுகளை இழக்கின்றன. சிந்தனை எழுப்புகிறது, விளம்பரங்கள், சிறப்பான வெகுமதிகள் மற்றும் புகழின் நகல்கள் மற்றும் நன்றி குறிப்புகள்.
மேற்பார்வையாளரின் அறிக்கையிடல் ஊழியர்கள் மற்றும் அதிகாரப்பூர்வ நிறுவன பணியாளர்கள் பதிவுகள் பற்றிய தனிப்பட்ட குறிப்புகள் இடையே உள்ள வேறுபாட்டை அங்கீகரிக்கவும்.
செயல்திறன் மேம்பாட்டிற்காகவும், திட்டங்கள் மற்றும் இலக்கை நிறைவு செய்வதற்கும், உயர்வு மற்றும் செயல்திறன் மேம்பாட்டுத் திட்டங்களை நியாயமாக நிர்ணயிப்பதற்கும் பயன்படுத்தப்படும் மேற்பார்வையாளரின் குறிப்புகள், எடுத்துக்காட்டாக, நிறுவனத்தின் அதிகாரப்பூர்வ பணியாளர்களின் பதிவுகளில் அல்ல, மேற்பார்வையாளரின் தனிப்பட்ட கோப்பில் அடங்கும்.
குறிப்புகளை எவ்வாறு எடுத்துக்கொள்வது மற்றும் அவற்றின் நிர்வாகக் கோப்பில் ஆவணங்களை எவ்வாறு பராமரிப்பது என்பதில் மேற்பார்வையாளர்களுக்கு பயிற்சியளிக்க வேண்டியதன் அவசியத்தையும் அங்கீகரிக்கவும். உண்மைகளுக்கான அதே அளவுகோல்கள், கருத்துகள் அல்ல, குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகள், செவிசாய்ப்பதில்லை, தனிப்பட்ட குறிப்புகளுக்கு பொருந்தும்.
மேற்பார்வையாளரின் தனிப்பட்ட குறிப்புகள் ஒரு வழக்கின் சந்தர்ப்பத்தில் சமர்ப்பிக்கப்படலாம், எனவே தனியார் குறிப்புகளுக்கு கூட எச்சரிக்கையுடன் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. உத்தியோகபூர்வ பணியாளர் பணியாளர்கள் கோப்பில் உள்ள பதிவுகளின் நகல்களை மேற்பார்வையாளர்கள் தங்கள் நிர்வாகக் கோப்பில் வைத்திருப்பது பரிந்துரைக்கப்படவில்லை.
ஆவணங்கள் மற்றும் நேர்காணல் குறிப்புகளை பணியமர்த்துவது ஒரு குழப்பத்தை அளிக்கிறது.
நீங்கள் நிரப்பும் ஒவ்வொரு பதவிக்கும் ஒரு தனி கோப்பை பராமரிப்பதே சிறந்த நடைமுறை, அதில் வேலை இடுகையிடல் முதல் குறிப்பு காசோலைகள் வரை அந்த நிலையை நிரப்புவது தொடர்பான அனைத்து ஆவணங்களும் அடங்கும். விண்ணப்பதாரர்களின் விண்ணப்பங்கள், அட்டை கடிதங்கள் மற்றும் விண்ணப்பங்கள் இந்த கோப்பில் உள்ளன, தவிர நீங்கள் பணியமர்த்தப்பட்ட ஊழியரின் விண்ணப்பத்தை பணியாளர் பணியாளர் கோப்புக்கு நகர்த்த வேண்டும்.
இந்த கோப்பில் உத்தியோகபூர்வ சரிபார்ப்பு பட்டியல்கள் மற்றும் படிவங்கள் உள்ளன, அவை சாத்தியமான பணியாளரின் தகுதிகளின் பக்கச்சார்பற்ற பிரதிநிதித்துவத்திற்காக பாடுபடுகின்றன மற்றும் மிகவும் தகுதியான வேட்பாளரை நியமிப்பதற்கான உங்கள் முடிவை ஆதரிக்கின்றன. பணியமர்த்தல் செயல்பாட்டின் போது எடுக்கப்பட்ட பணியமர்த்தல் மேலாளரின் கருத்துகள் மற்றும் குறிப்புகள் இந்த கோப்பில் இல்லை.
வேலைவாய்ப்பு முடிவில் முழுமையான ஆவணங்களை பராமரிக்க மனித வளங்கள் இந்த குறிப்புகளை சேகரிக்கலாம், ஆனால் அவை பணியாளர் பதிவுகளில் இல்லை.
வேலைவாய்ப்பு முடிவுகள் பற்றிய உண்மை ஆவணங்கள்.
இந்த ஆவணத்தில் பதவி உயர்வு, பக்கவாட்டு வாய்ப்பிற்கு மாற்றுவது மற்றும் சம்பள உயர்வு போன்ற முடிவுகள் அடங்கும், அவை பணியாளர் பதிவுகளில் அடங்கும். பணியாளரைப் பற்றிய மேற்பார்வையாளர் அல்லது மனிதவளத்தின் கருத்துக்கள் இல்லை. எழுதப்பட்ட எச்சரிக்கை போன்ற உத்தியோகபூர்வ ஒழுங்கு நடவடிக்கை ஆவணங்களும் ஊழியரின் பணியாளர்கள் கோப்பில் அடங்கும்.
பணியாளர் பதிவுகளில் இருக்கக் கூடாத ஆவணங்களின் குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகள்
பின்வரும் தகவல்களை பணியாளர் பதிவுகளில் வைக்கக்கூடாது.ஆவணங்களுக்கு ஒரு தனி கோப்பு தேவைப்படலாம், மேற்பார்வை அல்லது நிர்வாக குறிப்புகள் என வகைப்படுத்தப்படலாம் அல்லது ஒரு முதலாளியால் வைக்கப்படக்கூடாது.
- எந்தவொரு மருத்துவ தகவலும் மருத்துவ கோப்பில் அடங்கும்.
- சம்பளப்பட்டியல் தகவல் ஊதியக் கோப்பில் உள்ளது.
- பணியாளர் சமூக பாதுகாப்பு எண்கள் அல்லது வயது, இனம், பாலினம், தேசிய தோற்றம், இயலாமை, திருமண நிலை, மத நம்பிக்கைகள் போன்ற ஊழியர்களின் பாதுகாக்கப்பட்ட வகைப்பாடுகளைப் பற்றிய தகவல்களை உள்ளடக்கிய ஆவணங்கள் ஒருபோதும் பணியாளர்களின் கோப்புகளில் வைக்கப்படக்கூடாது.
- ஒரு பணியாளரின் பணியை நிர்வகித்தல், குறிக்கோள்களை அமைத்தல், வழங்கப்பட்ட பின்னூட்டங்கள் மற்றும் பலவற்றிற்கான மேற்பார்வை ஆவணங்கள் ஒரு தனியார், மேற்பார்வையாளர் அல்லது மேலாளருக்கு சொந்தமான கோப்புறையில் தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும்.
- பணியாளர் புகார், சாட்சி நேர்காணல்கள், பணியாளர் நேர்காணல், கண்டுபிடிப்புகள், வழக்கறிஞர் பரிந்துரைகள் மற்றும் தீர்மானம், மற்றும் பதிலடி கொடுப்பதை உறுதி செய்வதற்கான பின்தொடர்தல் உள்ளிட்ட விசாரணைப் பொருட்கள் பணியாளர் பதிவுகளிலிருந்து தனித்தனியாக இருக்கும் விசாரணைக் கோப்பில் இருக்க வேண்டும்.
- ஊழியர் பணியாளர் பதிவுகளிலிருந்து விலகி, ஊழியர் I-9 படிவங்களை I-9 கோப்பு அல்லது இடத்தில் கோப்பு.
- குற்றவியல் வரலாறு, கடன் அறிக்கைகள் மற்றும் பலவற்றை உள்ளடக்கிய பின்னணி காசோலைகள் மற்றும் மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் பணியாளர் அணுக முடியாத தனி கோப்பில் மருந்து பரிசோதனை முடிவுகளை வைக்கவும். SHRM இந்த தனி கோப்பை பரிந்துரைக்கிறது அல்லது இந்த தகவலை ஊழியரின் மருத்துவ கோப்பிலும் தாக்கல் செய்ய பரிந்துரைக்கிறது.
- சுய அடையாள படிவங்கள் மற்றும் அரசாங்க அறிக்கைகள் போன்ற பணியாளர் சம வாய்ப்பு பதிவுகளை பணியாளர்கள் கோப்பில் வைக்கக்கூடாது அல்லது மேற்பார்வையாளருக்கு அணுகல் எங்கும் இல்லை.
இந்த வழிகாட்டுதல்களை நீங்கள் பின்பற்றினால், உங்கள் நிறுவனம் உண்மை, ஆதரவு வேலைவாய்ப்பு வரலாறு மற்றும் பணியாளர் பதிவுகளை பொருத்தமான இடங்களில் திறம்பட சேமித்து வைக்கிறது.
மறுப்பு: வழங்கப்பட்ட தகவல்கள், அதிகாரப்பூர்வமாக இருக்கும்போது, துல்லியம் மற்றும் சட்டபூர்வமான தன்மைக்கு உத்தரவாதம் அளிக்கப்படவில்லை என்பதை நினைவில் கொள்க. இந்த தளம் உலகளாவிய பார்வையாளர்களால் படிக்கப்படுகிறது மற்றும் வேலைவாய்ப்பு சட்டங்கள் மற்றும் ஒழுங்குமுறைகள் மாநிலத்திற்கு மாநிலம் மற்றும் நாட்டிற்கு நாடு வேறுபடுகின்றன. உங்கள் இருப்பிடத்திற்கு உங்கள் சட்ட விளக்கம் மற்றும் முடிவுகள் சரியானவை என்பதை உறுதிப்படுத்த சட்ட உதவி அல்லது மாநில, கூட்டாட்சி அல்லது சர்வதேச அரசாங்க வளங்களின் உதவியை நாடவும். இந்த தகவல் வழிகாட்டுதல், யோசனைகள் மற்றும் உதவிக்கானது.
