உங்கள் காகிதப்பணியை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது

உள்ளடக்கம்

• தொடங்குதல்
• உங்கள் ஆவணங்களை சேகரிக்கவும்
• வகைப்படுத்தவும்
• முக்கிய ஆவணங்களை தனி
• உங்கள் பணப்பையை நகலெடுக்கவும்
• எளிய தாக்கல் முறையை உருவாக்கவும்
• நடந்துகொண்டிருக்கும் பராமரிப்பு

ஒரு முக்கியமான ஆவணம் தேவைப்படும் வரை பெரும்பாலான மக்கள் அதைப் பற்றி யோசிப்பதில்லை. உங்கள் ஆவணங்கள் எல்லா இடங்களிலும் பரவியிருந்தால், உங்கள் வீட்டு அலுவலகத்தில் ஒரு மைய அமைப்பு அமைப்பு இல்லை என்றால், நீங்கள் விஷயங்களைத் தேடுவதில் நிறைய நேரத்தையும் சக்தியையும் வீணடிக்கலாம். நீங்கள் எதையாவது இழக்கக்கூடும்.

தொடங்குதல்

சில எளிய வழிமுறைகளுடன், உங்கள் முக்கியமான காகித ஆவணங்களை நீங்கள் ஒழுங்கமைக்கலாம்: உங்களுக்கு ஒரு சிறிய இரண்டு-டிராயர் தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவை அல்லது ஒரு சிறிய தொங்கும் கோப்பு பெட்டி, ஆறு வெவ்வேறு வண்ணங்களில் கோப்புகளைத் தொங்கவிடுதல், மணிலா மூன்றாம் வெட்டு, மேல்-தாவல் கோப்புறைகள் மற்றும் ஒரு விருப்ப தீயணைப்பு பாதுகாப்பானது. அல்லது நீங்கள் ஒரு பெரிய பைண்டர் மற்றும் தாவல் செருகல்களை வாங்கலாம். இப்போது நீங்கள் தொடங்க தயாராக உள்ளீர்கள்.

உங்கள் ஆவணங்களை சேகரிக்கவும்

உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்கள் அனைத்தையும் ஒழுங்கமைக்க முன், அவற்றை நீங்கள் கண்டுபிடிக்க வேண்டும். சில நேரங்களில் முடிந்ததை விட எளிதாக கூறப்படுகிறது. உங்கள் வீட்டு அலுவலக இழுப்பறைகள் மற்றும் உங்கள் மேசை அல்லது மேஜையில் அடுக்கப்பட்ட காகிதங்களை சரிபார்க்கவும். உங்கள் சமையலறை கவுண்டர்டாப்புகள் மற்றும் சமையலறை இழுப்பறைகள் மற்றும் கூடைகளை ஒழுங்கீனம் செய்யும் காகிதக் குவியல்களைச் சரிபார்க்கவும். உங்கள் படுக்கையறை அலங்கரிப்பவர் மற்றும் நைட்ஸ்டாண்டைப் பாருங்கள். கடைசியாக, ஆனால் குறைந்தது அல்ல, நீங்கள் தற்செயலாக எடுத்துச் செல்லும் முக்கியமான ஆவணங்களுக்காக உங்கள் பணப்பையை அல்லது பெட்டியை சரிபார்க்கவும்.

வகைப்படுத்தவும்

மிக முக்கியமான ஆவணங்கள் பின்வரும் ஆறு வகைகளில் ஒன்றாகும். நீங்கள் சேகரித்த அனைத்து ஆவணங்களையும் பின்வருமாறு வரிசைப்படுத்தவும்:

1. வீடு மற்றும் சொத்து பதிவுகள்: அடமானம், சொத்து பத்திரங்கள், வீட்டு மேம்பாட்டு திட்டங்கள் மற்றும் ரசீதுகள், பயன்பாட்டு கையேடுகள் மற்றும் உத்தரவாதங்கள், சொத்து வரி தகவல், வீட்டு காப்பீட்டுக் கொள்கைகள் மற்றும் கையேடுகள்
2. ஆட்டோ பதிவுகள்: தலைப்புகள், பராமரிப்பு பதிவுகள், காப்பீட்டுக் கொள்கைகள் மற்றும் தகவல், கடன் தகவல் மற்றும் கட்டண பதிவுகள்
3. சுகாதார பதிவுகள்: காப்பீட்டுக் கொள்கைகள், சுகாதார காப்பீட்டு சலுகைகள் கையேடுகள், மருத்துவ நன்மைகள் பற்றிய விளக்கம், மருத்துவர் பில்கள், மருந்து பட்டியல்கள், நெகிழ்வான செலவு கணக்கு தகவல், மருத்துவ ரசீதுகள், மருத்துவ உத்தரவுகள், ஆயுள் காப்பீட்டுக் கொள்கைகள்
4. நிதி பதிவுகள்: வங்கி அறிக்கைகள், வரி வருமானம், வரி விலக்கு பதிவுகள், முதலீட்டு பதிவுகள், கடன் பதிவுகள், கிரெடிட் கார்டு அறிக்கைகள்
5. எலெக்ட்ரானிக்ஸ் பதிவுகள்: மொபைல் தொலைபேசி ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் உபகரணங்கள் கையேடுகள்; கணினிகள், மடிக்கணினிகள் மற்றும் டேப்லெட்டுகளுக்கான விற்பனை ரசீதுகள் மற்றும் உத்தரவாதங்கள்; கேபிள் மற்றும் இணைய திட்டங்கள் மற்றும் பில்கள்; வயர்லெஸ் திசைவி விற்பனை ரசீது மற்றும் கையேடு
6. தனிப்பட்ட பதிவுகள்: பிறப்புச் சான்றிதழ், திருமணச் சான்றிதழ், விவாகரத்து சான்றிதழ், காவல் ஆவணங்கள், சமூக பாதுகாப்பு தகவல்கள், நோய்த்தடுப்பு பதிவுகள், பாஸ்போர்ட், இராணுவ சேவை பதிவுகள், முழுக்காட்டுதல் மற்றும் உறுதிப்படுத்தல் பதிவுகள், உயில், இறுதி திட்டம் மற்றும் அடக்கம் செய்யப்பட்ட தள தகவல்கள். ஒவ்வொரு குடும்ப உறுப்பினருக்கும் நீங்கள் இதை வைத்திருக்க வேண்டும். உங்களிடம் செல்லப்பிராணிகளை வைத்திருந்தால், கால்நடை மற்றும் தடுப்பூசி தகவல் போன்ற முக்கியமான ஆவணங்களையும் இந்த பிரிவில் சேர்க்கலாம்.

முக்கிய ஆவணங்களை தனி

உங்களது பெரும்பாலான முக்கியமான ஆவணங்களை வழக்கமான தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவை அல்லது சிறிய தொங்கும் கோப்பு பெட்டியில் சேமிக்க முடியும். இருப்பினும், சில உண்மையில் தீயணைப்பு பாதுகாப்பாக அல்லது பாதுகாப்பு வைப்பு பெட்டி போன்ற ஒரு ஆப்சைட் சேமிப்பு விருப்பத்தில் வைக்கப்பட வேண்டும்.

முக்கிய ஆவணங்கள் மாற்றுவதற்கு மிகவும் கடினமான அல்லது நேரத்தை எடுக்கும். திருடப்பட்டால் அடையாள திருடர்களால் சமரசம் செய்யக்கூடிய முக்கியமான தனிப்பட்ட தகவல்கள் அவற்றில் இருக்கலாம். இதற்கிடையில், உங்கள் வீடு தீ அல்லது வெள்ளத்தால் அழிக்கப்பட்டால், இந்த முக்கிய ஆவணங்கள் அப்படியே இருக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள்.

பெரும்பாலான மக்களுக்கு, பின்வரும் ஆவணங்கள் முக்கியமானதாகக் கருதப்படும்: சமூக பாதுகாப்பு தகவல், பிறப்புச் சான்றிதழ்கள், காப்பீட்டுக் கொள்கைகள் மற்றும் முகவரின் தொடர்புத் தகவல், உயில், சொத்துச் செயல்கள், கார் தலைப்புகள், பாஸ்போர்ட் மற்றும் அசல் கையொப்பம் தேவைப்படும் எந்தவொரு ஒப்பந்தம் அல்லது ஒப்பந்தம்.

உங்கள் தீயணைப்பு பாதுகாப்பான அல்லது ஆஃப்சைட் சேமிப்பக விருப்பத்தில் நீங்கள் வைக்கும் அனைத்து முக்கிய ஆவணங்களின் முதன்மை பட்டியலை உருவாக்கவும்.

உங்கள் பணப்பையை நகலெடுக்கவும்

நம்மில் பெரும்பாலோர் ஒவ்வொரு நாளும் எங்கள் பணப்பையில் முக்கியமான தகவல்களை எடுத்துச் செல்கிறோம், அது தொலைந்து போயிருந்தால் அல்லது திருடப்பட்டால் கடுமையாக சிரமத்திற்கு ஆளாக நேரிடும்.

உங்கள் ஓட்டுநர் உரிமம், உறுப்பு நன்கொடை அட்டை, சுகாதார காப்பீட்டு அட்டை (கள்), ஜிம்மிற்கான உறுப்பினர் அட்டைகள், நூலகம், மளிகை கடை விசுவாசத் திட்டங்கள், கிடங்கு கிளப்புகள் போன்றவற்றின் நகல்களை உருவாக்கவும், மிக முக்கியமாக, அனைத்து கடன் மற்றும் பற்று அட்டைகளையும் (நகலை முன் மீண்டும்). இந்த நகல்களை உங்கள் பிற முக்கியமான காகித ஆவணங்களுடன் வைத்திருங்கள்.

எளிய தாக்கல் முறையை உருவாக்கவும்

எளிமையான தாக்கல் முறை, நீங்கள் அதை ஒரு நிலையான அடிப்படையில் பயன்படுத்த அதிக வாய்ப்புள்ளது. முக்கியமான ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு வகையையும் எடுத்து, அதைத் தொங்கும் கோப்பு வண்ணத்தை ஒதுக்குங்கள்:

• வீடு மற்றும் சொத்து பதிவுகள்
• ஆட்டோ ரெக்கார்ட்ஸ்
• சுகாதார பதிவுகள்
• நிதி பதிவுகள்
• எலெக்ட்ரானிக்ஸ் பதிவுகள்
• தனிப்பட்ட பதிவுகள்

ஒவ்வொரு வகையிலும் உங்களிடம் உள்ள ஆவணங்களின் எண்ணிக்கைக்கு உங்கள் தாக்கல் செய்யும் கணினியில் பொருத்தமான தொங்கும் கோப்புகளைச் சேர்க்கவும்.

மணிலா கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தி ஒவ்வொரு வகையிலும் ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் ஒரு கோப்புறையை உருவாக்கவும். கோப்புறைகளை பொருத்தமான வண்ண தொங்கும் கோப்பு பிரிவில் வைக்கவும்.

நீங்கள் ஒரு பெரிய மூன்று-மோதிர பைண்டர் மற்றும் தாவல் செருகல்களை வாங்கியிருந்தால், ஒரே பதிவு பெயர்களைக் கொண்ட தாவல்களை லேபிளிடுங்கள், எல்லா ஆவணங்களையும் துளைத்து, அவற்றை ஒழுங்கமைக்கவும். காகிதங்களை துளை-குத்த முடியாவிட்டால், அவற்றை ஒரு கோப்புறைக்குள் வைத்து, அதற்கு பதிலாக கோப்புறையை துளை-குத்துங்கள்.

காகிதப்பணி உங்கள் விஷயமல்ல என்றால், இது ஒரு விடுதலையான தருணமாக இருக்கலாம். இந்த ஆவணங்கள் அனைத்தையும் நீங்கள் ஸ்கேன் செய்து, அவற்றை ஒரு வன்வட்டில் சேமித்து, பின்னர் மூலங்களை துண்டிக்கலாம்.

சில கடித வேலைகள் சேமிக்கப்படுவதால் உங்கள் சொந்த விருப்பப்படி பயன்படுத்தவும். அனைத்து முக்கிய ஆவணங்களின் மூலங்களையும் வைத்திருங்கள். உங்கள் சிறந்த தீர்ப்பை மற்றவர்கள் மீது பயன்படுத்துங்கள். நீங்கள் காகிதமில்லாமல் செல்லும்போது பெரும்பாலான நிதி நிறுவனங்கள் மகிழ்ச்சியாக இருக்கின்றன.

நடந்துகொண்டிருக்கும் பராமரிப்பு

உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்கள் ஒழுங்கமைக்கப்பட்டவுடன், அவற்றை அப்படியே வைத்திருங்கள். ஒவ்வொரு மாதமும் நீங்கள் உங்கள் கட்டணங்களை செலுத்தும்போது, ​​எந்தவொரு புதிய ஆவணங்களையும் உங்கள் தாக்கல் முறையின் பொருத்தமான பிரிவில் தாக்கல் செய்யுங்கள். அதே நேரத்தில், மாதத்தில் நீங்கள் கணினியிலிருந்து நீக்கிய எந்த ஆவணங்களையும் தாக்கல் செய்யும் முறைக்கு வெளியே இருக்கக்கூடும். அவற்றை மீண்டும் தாக்கல் செய்யுங்கள். வருடத்திற்கு இரண்டு முறையாவது, உங்கள் தாக்கல் முறைமையில் உள்ள ஆவணங்களை மறுபரிசீலனை செய்யுங்கள். பின்பற்ற வேண்டிய ஒரு நல்ல அட்டவணை காலண்டர் ஆண்டின் முதல் மற்றும் ஒவ்வொரு பள்ளி ஆண்டின் முடிவிலும் உள்ளது.

ஒரு சிறிய முயற்சியால், உங்கள் முக்கியமான காகித ஆவணங்களை ஒழுங்கமைப்பதன் மூலம் நீங்கள் நீண்டகால நன்மைகளை அறுவடை செய்யலாம் மற்றும் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தலாம்.