பயனுள்ள சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை எவ்வாறு உருவாக்குவது

உள்ளடக்கம்

• கூட்ட நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்குதல்
• எடுக்க வேண்டிய முடிவுகள்
• பங்கேற்பாளர்களை அடையாளம் காணுதல்
• வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்கள்
• என்ன சேர்க்க வேண்டும்

ஒரு கூட்டத்தில் நிகழ்ச்சி நிரல் என்பது பங்கேற்பாளர்கள் ஒரு கூட்டத்தில் சாதிக்க விரும்பும் பொருட்களின் பட்டியல். ஒரு கூட்டத்திற்கு முன்கூட்டியே நிகழ்ச்சி நிரல் விநியோகிக்கப்பட வேண்டும், குறைந்தபட்சம் 24 மணி நேரத்திற்கு முன்பே பங்கேற்பாளர்கள் கூட்டத்திற்குத் தயாராகும் வாய்ப்பைப் பெறுவார்கள். முன்னுரிமை, முடிந்தால், நிகழ்ச்சி நிரல் கூட்டத்திற்கு பல நாட்களுக்கு முன்னர் கிடைக்க வேண்டும்.

கூட்ட நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்குதல்

முதலில், கூட்டத்தைத் திட்டமிட உங்களுக்கு உதவ மற்ற ஊழியர்கள் தேவையா என்பதை அடையாளம் காணவும். பின்னர், கூட்டத்தை நடத்துவதன் மூலம் நீங்கள் எதைச் சாதிக்க விரும்புகிறீர்கள் என்பதைத் தீர்மானியுங்கள், மேலும் உங்கள் சந்திப்புக்கு செய்யக்கூடிய குறிக்கோள்களை நிறுவுங்கள். நீங்கள் நிர்ணயித்த குறிக்கோள்கள் பயனுள்ள சந்திப்புத் திட்டத்திற்கான கட்டமைப்பை நிறுவும். உங்கள் சந்திப்பின் காலக்கெடுவுக்குள் நியாயமான முறையில் அடையக்கூடியதை விட நீங்கள் அதிகம் திட்டமிடவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

ஸ்டீபன் கோவி சொன்னது போல மிகவும் பயனுள்ள மக்களின் 7 பழக்கங்கள், "முடிவை மனதில் கொண்டு தொடங்குங்கள்." உங்கள் சந்திப்பு நோக்கம் கூட்டத்தின் கவனம், கூட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களை தீர்மானிக்கும்.

பின்னர், ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி நிரலுக்கும் எவ்வளவு நேரம் தேவை என்று எதிர்பார்க்கிறீர்கள் என்பதைக் கவனியுங்கள். கூட்டம் ஒரு மணிநேரம் நீடிக்கும் மற்றும் உங்களிடம் ஐந்து நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகள் இருந்தால், அது நீங்கள் பணிபுரியும் காலவரையறை குறித்த பொதுவான கருத்தை உங்களுக்கு வழங்குகிறது. ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி நிரலும் துல்லியமாக 12 நிமிடங்கள் இருக்க வேண்டும் என்று அர்த்தமல்ல, ஆனால் ஐந்து ஒருங்கிணைந்தால் அதை விட அதிக நேரம் சராசரியாக இருக்க முடியாது.

எடுக்க வேண்டிய முடிவுகள்

உங்கள் ஒட்டுமொத்த இலக்கை தீர்மானித்த பிறகு, நீங்கள் அல்லது உங்கள் குழு சில முடிவுகளை எடுக்க வேண்டும். கூட்டத்தின் நோக்கம் அல்லது குறிக்கோளுக்கு கூடுதலாக, உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலுடன் சேர்க்கவும்:

• கூட்டத்திற்கான தேதி, நேரம் மற்றும் இடம்
• கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் தேவை
• கலந்துரையாடலுக்கான பொருட்கள்
• குழுவை நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் நேரத்தின் அளவு ஒவ்வொரு உருப்படியையும் விவாதிக்க வேண்டும்
• கூட்டத்திற்கு முன் வேலை. இதில் எந்தவொரு வாசிப்பு, ஆவணங்கள், தரவு, முந்தைய சந்திப்பிலிருந்து சந்திப்பு நிமிடங்கள் அல்லது உங்கள் உண்மையான சந்திப்பை வெற்றிகரமாக மாற்றும் வேறு எந்த தயாரிப்புகளும் அடங்கும். அழைக்கப்பட்ட பங்கேற்பாளர்களுக்கு நீங்கள் விநியோகிக்கும்போது தொடர்புடைய ஆவணங்கள் கூட்ட அறிவிப்பு மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலுடன் இணைக்கப்பட வேண்டும்.

பங்கேற்பாளர்களை அடையாளம் காணுதல்

உங்கள் இலக்கை அடைய ஒரு கூட்டம் அவசியம் என்று நீங்கள் முடிவு செய்தவுடன், பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியலை நீங்கள் உருவாக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு கூட்டத்திலும் ஒவ்வொரு பணியாளரும் பங்கேற்கவோ அல்லது பங்கேற்கவோ முடியாது, ஆனால் சரியான பங்கேற்பாளர்களை அழைப்பது உங்கள் வெற்றிக்கான வாய்ப்பை மேம்படுத்தும். உங்களிடம் சில கேள்விகளைக் கேட்டு உங்கள் பங்கேற்பாளர்களைத் தீர்மானியுங்கள்:

• குழு உருவாக்கும் தீர்வை யார் வைத்திருக்க வேண்டும்?
• குழு விவாதிக்கும் செயல்முறையை யார் வைத்திருக்கிறார்கள்?
• நீங்கள் விநியோகிக்கும் தகவலை யார் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்?
• முடிவெடுப்பதற்கு வழிகாட்ட தரவு மற்றும் உண்மைகளை யார் வழங்க முடியும்?
• குழுவுடன் பகிர்ந்து கொள்ள அனுபவம் அல்லது நிபுணத்துவம் யாருக்கு உள்ளது?
• ஏதேனும் தீர்வுகள் அல்லது பணிகளைச் செயல்படுத்த யார் ஆதரிக்க வேண்டும்?
• கூட்டத்தின் முடிவை நிறைவேற்ற யார் அனுமதி அல்லது ஆதாரங்களை வழங்க வேண்டும்?
• எந்தவொரு தீர்வையும் அல்லது திசையையும் செயல்படுத்துவதை யார் எதிர்க்கக்கூடும்?

வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்கள்

ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் தனிப்பயன் வளர்ந்த நிகழ்ச்சி நிரல் தேவையில்லை. பெரும்பாலான ஊழியர்கள் தங்கள் துறைகள் அல்லது பணிக்குழுக்களுக்காக தவறாமல் கூட்டங்களைத் திட்டமிட்டுள்ளனர். நீங்கள் பங்கேற்கும் அணிகள் மற்றும் திட்டங்களும் உங்களிடம் உள்ளன.

நடந்துகொண்டிருக்கும் திட்டத்திற்கு ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் புதிதாக உருவாக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் தேவையில்லை, ஆனால் உங்கள் கூட்டத்திற்கு ஒரு நிலையான அணுகுமுறையை பின்பற்றுவதன் மூலம் உங்கள் குழுவுக்கு சிறப்பாக சேவை செய்யப்படும்.

வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட பணியாளர் சந்திப்பு மூன்று பிரிவுகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது, ஒவ்வொன்றிலும் நிலையான நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகள் உள்ளன:

1. தகவல் பொருட்கள்: ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் தகவல் தரும் எந்தவொரு நிகழ்ச்சி நிரலையும் எழுதுங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, மூத்த நிர்வாகக் கூட்டத்தின் முடிவுகள் குறித்து மேலாளர் குழுவைப் புதுப்பிக்கிறார்.
2. செயல் உருப்படிகள்: வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட ஒவ்வொரு கூட்டத்திலும் குழு மதிப்பாய்வு செய்ய விரும்பும் எந்தவொரு பொருளையும் நிகழ்ச்சி நிரலில் வைக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, காலத்திற்கான பட்ஜெட்டிற்கான செயல்திறன் மற்றும் செலவு சேமிப்பு மற்றும் தொடர்ச்சியான மேம்பாடுகளை அடையாளம் காணுதல் குழு அடைய திட்டமிட்டுள்ளது.
3. முன்னோக்கி திட்டமிடல்: குழு திட்டமிட விரும்பும் அல்லது முன்கூட்டியே தயாரிக்க விரும்பும் எந்தவொரு பொருட்களையும் நிகழ்ச்சி நிரலில் வைக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, அடுத்த மாதத்திற்கான குறுகிய கால இலக்குகள் அல்லது வரவிருக்கும் பணிகளில் சக ஊழியர்களின் உதவி தேவை.

உங்கள் சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை நீங்கள் உருவாக்கும்போது இந்த வழிகாட்டுதல்களைப் பின்பற்றினால், உங்கள் சந்திப்பு அதிக செயல்திறன் மிக்கதாக இருக்கும் நிகழ்தகவை மேம்படுத்துகிறீர்கள்.

என்ன சேர்க்க வேண்டும்

வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டத்திற்கான நிகழ்ச்சி நிரல் சில அடிப்படை உருப்படிகளைச் சேர்ப்பதன் மூலம் நீங்கள் தேடும் முடிவுகளைத் தயாரிக்க உதவும்:

• சூடான மற்றும் வாழ்த்துக்கள். குழு எவ்வளவு அடிக்கடி சந்திக்கிறது என்பதைப் பொறுத்து சுருக்கமான ஐஸ் பிரேக்கரைக் கவனியுங்கள்.
• கூட்டத்தின் நோக்கம், நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் முடிவுகள் மற்றும் தயாரிப்பு ஆகியவற்றை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
• முந்தைய சந்திப்பின் நிமிடங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும், திருத்தவும் (தேவைப்பட்டால்) மற்றும் அங்கீகரிக்கவும்.
• அணிக்குத் தேவையான பொருத்தமான துறை மற்றும் நிறுவனத்தின் தகவல்களை வழங்கவும்.
• செயல் உருப்படிகள், செயல் திட்டங்கள் மற்றும் கடமைகள் குறித்த முன்னேற்றத்தை மதிப்பாய்வு செய்யவும். குறிக்கோள்களில் குழு முன்னேற்றத்தை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
• இந்த சந்திப்புக்கான நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகள் குறித்து விவாதித்து முடிவுகளை எடுக்கவும்.
• அடுத்த படிகளை அடையாளம் காணவும்.
• அடுத்த கூட்டத்திற்கான நோக்கம், விளைவு மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலை அடையாளம் காணவும்.
• கூட்டத்தின் முடிவில், குறிப்பு எடுப்பவர் கூட்டத்தின் போது மக்கள் செய்த கடமைகளை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டும்.
• குழுவில் இல்லாதவர்களிடமிருந்து தேவைப்படும் எந்த உதவியையும் கண்டறிந்து, பங்கேற்பாளர்களை தொடர்பு கொள்ள நியமிக்கவும்.
• கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களுக்கு வெளியே யார் இருக்கிறார்கள் என்பதைத் தீர்மானித்தல் மற்றும் நீங்கள் எவ்வாறு தகவல்தொடர்புகளை அடைவீர்கள் என்பதை தீர்மானிக்க வேண்டும்.
• கூட்டத்தின் 24 மணி நேரத்திற்குள் அல்லது குறிப்பு எடுப்பவர் அவற்றை மின்னணு முறையில் எடுத்துக் கொண்டால் உடனடியாக நிமிடங்களை விநியோகிக்கவும்.